نقدم في هذه السلسلة من المقالات بعض النصائح حول كيفية استخدام التقنيات الجديدة للتخلص من الأوراق في بيئة العمل الحديثة. لا شك أننا في بيئات عمل رواد الأعمال اليوم قد وصلنا الى ما يشبه الإجماع على كون الأوراق - ما لم تكن ضرورية - مبعثا للفوضى في كل مكان، فضلا عن الجانب البيئي للأمر والذي يتنافى مع الإستخدام المفرط للأوراق.

يدور الجزء الأول من هذة السلسلة حول التخلص من بطاقات العمل الورقية (Business Cards) عبر تحويلها الى صورة الكترونية وتنظيمها الكترونيا مع سهولة البحث والتواصل مع الأصدقاء والمعارف الجدد وجهات العمل.

وسائل عديدة لغرض واحد

تتراوح الحلول التقنية الحديثة لتحويل بطاقات العمل الورقية الى صورة رقمية من وسائل بسيطة ورخيصة مثل الكاميرا الرقمية على هاتفك المحمول الى حلول أكثر كلفة وتعقيدا ولكن أكثر تخصصا مثل أجهزة المسح الضوئي المخصصة لبطاقات العمل.

هاتفك المحمول الوسيلة الأبسط والأوفر

لا تزال مبيعات الهواتف الذكية تشهد تلك الزيادة المضطردة فيما يسمى بانفجار الهواتف الذكية والذي بدأ منذ ما يقارب الخمس سنوات حيث تمثل مبيعاتها اليوم ما يقارب ٣٠٪ من إجمالي مبيعات الهواتف الجديدة مقارنة بـ١٢٪ عام ٢٠٠٨. ولا تزال مبيعات الهواتف الذكية مرشحة للزيادة لتمثل ما يقارب نصف مبيعات الهواتف الإجمالية العام بعد القادم، في الوقت الذي تجاوز فيه انتشار الهواتف الذكية حاجز الـ٥٠٪ اليوم في دول عدة مثل الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة، وذلك وفقا لدراسة أجرتها Statista.

وهناك تطبيقات مختلفة على الهواتف الذكية اخترنا واحد منها كمثال لاتمام هذه العملية:

تطبيق CamCard

يتميز هذا التطبيق بكونه متوفر لمنصات iOS المختلفة، نظام "أندرويد"، أنظمة Blackberry ونظام Windows Phone.

(ملاحظة: لكتابة هذا المقال، تمت تجربة التطبيق على نظام iOS الإصدار السادس لجهاز الـ"آي فون").

يقدم لك تطبيق CamCard إمكانية مسح بطاقات العمل ضوئيا باستخدام كاميرا هاتفك المحمول ومن ثم التعرف على ما تحويه البطاقة من بيانات بما في ذلك الإسم، أرقام الهاتف، العناوين، البريد الإلكتروني وغيرها من البيانات. ويحوّلها الى صورة رقمية ويحفظها على شكل صورة بطاقة عمل إلكترونية على هاتفك.

ويتميز هذا التطبيق بأنه يمكنّك من إضافة هذه البيانات بعد استخلاصها من بطاقة العمل الى ذاكرة هاتفك (الـAddress Book) أو الى العديد من الخدمات السحابية التي توفر لك خدمة الإحتفاظ بمعلومات وبيانات أصدقائك ومعارفك مثل بريد Gmail الإلكتروني وغيره من خدمات البريد الإلكتروني التي تدعم الـExchange Server.

يكلّف هذا التطبيق USD $ 7 ويمكن الحصول عليه مباشرة عبر متجر التطبيقات الخاص بنظام تشغيل هاتفك المحمول. وتتوفر تطبيقات عديدة أخرى للهواتف الذكية تقدم إمكانيات مشابهة يمكنك الحصول عليها بالطريقة ذاتها.

أجهزة المسح الضوئي لبطاقات العمل (Business Card Scanners)

الخيار الآخر المتاح أمامك هو الخيار الأكثر تخصصا والأكثر كفاءة ولكنه كذلك دون شك الأكثر كلفة وتعقيدا، ألا وهي الماسحات الضوئية المتخصصة في حفظ بطاقات العمل.

تناسب هذة الأجهزة المتخصصة الشركات وبيئات العمل الأكبر حجما والتي تتعامل مع كم أكبر من بطاقات العمل أو ترغب في الإحتفاظ بهذه البيانات في قواعد بيانات أكثر تخصصا أو في الخدمات المشتركة التي يستخدمها فريق عمل كبير الحجم. وتوفر معظم هذه الحلول كفاءة أكبر في التعرف على محتويات بطاقات العمل، حفظ نسخ رقمية منها وإضافة البيانات التي يتم التعرف عليها في صورة إلكترونية الى قواعد بيانات متخصصة والى خدمات Exchange، تطبيق Outlook وغيرها من الخيارات العديدة.

تتوافر العديد من هذه الأجهزة في الأسواق مثل WorldCard، CardScan، IRIScan Anywhere، بعضها يعمل عبر منفذ الـUSB الخاص بالحاسوب والبعض الآخر يعمل لاسلكيا.

وفي الوقت الذي لا تتعدى تكلفة التطبيقات عدة دولارات، فإن هذة الأجهزة الأكثر تخصصا ستكلف ما بين USD $100 وUSD $400.

أو أن تكون رقميا من البداية؟!

لا يعتبر هذا الأمر بديلا لبطاقات العمل الإلكترونية، ففي الوقت الذي أصبح فيه توقيعك في نهاية رسالة البريد الإلكتروني بديلا جزئيا عن بطاقة العمل، ظهرت وسائل وأفكار أخرى هي أسهل من بطاقات العمل الورقية وإمكانية تحويلها بسهولة الى صورة إلكترونية. ومن بين هذه الأفكار الـQR Code أو رموز الإستجابة السريعة وهي رموز يسهل إنشاؤها باستخدام العديد من التطبيقات المجانية. وتأخذ شكل مربع يمكن ارساله كصورة رقمية أو طباعته على بطاقة العمل الورقية. يحتوي الـQR Code شيفرة محددة تضم البيانات نفسها التي كتبت على بطاقة العمل ولكن في صورة رقمية يمكن التعرف عليها باستخدام التطبيقات نفسها التي سبق وذكرناها.

إذا كنت بصدد تصميم بطاقات عمل جديدة لشركتك، فكر بإضافة الـQR Code الى بطاقاتك، فإنك حتما ستلفت الإنتباه وتسهّل الأمر على معارفك الجدد.