لا شك أن العمل عن بُعد قد غيّر طريقة عمل الشركات الناشئة إلى الأبد. فقد وفرت هذه الطريقة الجديدة في العمل آفاقاً وإمكانيات لا حصر لها للشركات لم تكن قابلة للتحقيق من قبل. فمنذ ظهور الجائحة، قررت آلاف الشركات الاستمرار في العمل عن بُعد، لكن لم يكن هذا هو الحال بالنسبة لمحمد البديوي وطارق خليل عندما شاركا في في تأسيس شركة رسايل، ولكن كانت أسبابهما في إنشاء بيئة عمل عن بُعد بشكل كامل مختلفة إلى حد ما.

باعتبارهما صديقين منذ زمن طويل ومهندسين، عمل محمد وطارق في شركات ناشئة في مجال التكنولوجيا طوال حياتهما قبل أن يؤسسا شركة رسايل. لقد شاهدا عن كثب كيف يكون العمل اليومي في المكتب وكانا يعتقدان اعتقادًا راسخًا أنه لا بد من وجود طريقة أفضل للعمل.

يقول طارق، الرئيس التنفيذي لشركة رسايل: "كانت المرة الأولى التي صادفت فيها آراء حول العمل عن بعد من خلال كتاب للمؤسسين المشاركين في Basecamp بعنوان: ”العمل عن بعد: لا حاجة إلى مكتب بعد اليوم".

كان هذا الكتاب أحد الأسباب الرئيسية التي دفعته إلى اتخاذ هذا القرار. لقد أثار هذا الكتاب صدىً في نفس طارق وكأنه قد كُتب عنه وعن حياته السابقة كمهندس في شركة إنتركوم. بالنسبة له، كان كل ما تم وصفه في الكتاب منطقيًا تمامًا، سواء فيما يتعلق بالتنقل اليومي أو الافتقار إلى التركيز أو الخصوصية.

ويضيف طارق: ”عند العمل عن بُعد، لن أكون مقيداً بموقع مادي وبالتالي يمكنني استئجار مكان أرخص. لست مضطراً حتى للعمل لصالح صاحب عمل، ويمكنني العثور على مشكلة وبناء وبيع برنامج بشروطي الخاصة“.

مع مرور السنين وانتقالهما من وظيفة إلى أخرى، أدرك محمد وطارق أن العمل عن بعد هو بوابتهما للحرية. وعندما أسسا شركة رسايل، قررا أن العمل عن بعد سيكون في صميم قيم الشركة.

ولكن كيف تمكنوا من بناء رسايل بفريق كامل يعمل عن بعد، مع وجود مواهب تعمل معاً من أكثر من 10 دول، من ضمنها مصر وبلجيكا وإسبانيا ومقدونيا الشمالية وغيرها؟

كيف تمكّن محمد وطارق من تحقيق ذلك

إن بناء وإدارة شركة أمر صعب بالفعل، ولكن القيام بذلك عن بُعد بنسبة 100% أمر مختلف تماماً. لذا كان على محمد وطارق التفكير في أشياء لم تخطر ببالهما من قبل.

ويقول محمد: "إن الأدوات المستخدمة في العمل اليومي ضرورية لنجاح الفريق الذي يعمل عن بعد، وكذلك تنسيق العمليات ونشر ثقافة موحدة أمر هام أيضاً".

أدرك محمد أن الثقافة الموحدة هي التي تحافظ على تماسك الفريق الذي يعمل عن بعد. ففي بيئة العمل عن بعد، يكون من الصعب أن تنتقل الثقافة إلى الأشخاص الذين لا يتعاملون وجهاً لوجه على أساس يومي.

وقد كانت فلسفة محمد في التوظيف مثيرة للاهتمام. فعندما يتعلق الأمر بمعايير التوظيف، يركز محمد بشكل أساسي على مدى لطف الموظف المرشح وإبداعه واستعداده للتعلم.

كما يقول محمد: "إذا كان فريقك يتألف من ثلاثة أفراد، فإن الشخص الرابع يمثل 25% من ثقافتك. لذا، عليك أن تتوخى الحذر عند التوظيف“.

على عكس بيئة المكتب، يعمل فريق رسايل عن بعد ويعتمد بشكل كامل على أدوات معينة، من تتبع المهام إلى إدارة المشاريع والتواصل.

الأدوات هي أحد الأشياء الرئيسية التي حرصوا على الاستثمار فيها لضمان فريق عمل عن بعد قوي. بالنسبة لهم، يجب أن توجد الأداة فقط عندما يصبح هناك حاجة ملحة لها، وعندما تصبح الأدوات المتاحة غير فعالة، تصبح هناك ضرورة للتوصل لأدوات وحلول مبتكرة.

يقول محمد: "إذا لم تنجح إحدى الأدوات بعد تجربتها لبضعة أشهر، فعليك التخلص منها على الفور“.

وبعيداً عن الأدوات، كان مؤسسو رسايل مستعدين لإنشاء وتصميم عمليات سير عمل بسيطة وفعالة.

وللقيام بذلك، كان عليهم إجراء 4 دورات من عملية التخطيط الأسبوعية للفريق، من أجل التوصل في النهاية إلى نهج بسيط وفعال.

وفي شرحه للعملية، قال محمد: "كنا نعقد اجتماعاً يومياً مع كل عضو في الفريق، إلى جانب جلسة تخطيط أسبوعية وأخرى شهرية. ومع نمو الفريق، لم يعد هذا الأمر مستداماً، إذ كان معظم الأشخاص يريدون فقط إنهاء المكالمة والمضي قدماً في مهامهم اليومية".

على عكس بيئة العمل المكتبية، فإن تصميم إجراءات العمل أصعب بالنسبة لفريق العمل عن بعد. إذ يحتاج الفريق إلى عملية سير عمل بسيطة تساعد الجميع على إتمام مهامهم في نفس الاتجاه دون استنزاف طاقتهم. وكان محمد يدرك ذلك جيداً، لذا قام بتبسيط إجراءات العمل بطريقة تناسبه وتناسب الفريق.

وعند الحديث عن العمليات، كان هناك تحدٍ مستمر أثبت أهميته الحاسمة، وكان عليهم مواجهته مع مرور الوقت ونمو الفريق، وهى دوائر التقييم.

ويقول محمد: "نحن نتحدث كثيراً عن الملاحظات على العمل، ولكن من الصعب المبالغة في أهمية هذه الملاحظات. إن الملاحظات الواضحة والصادقة والمتعاطفة، سواء الموجهة للفريق أو للإدارة، هي التي ستجعلك تستمر وتنقذ شركتك من كوارث لم تكن لتتوقعها أبداً".

في حين أنه من الأسهل تقديم الملاحظات في المكتب والتغيير على الفور، فإن تقديم الملاحظات في بيئة العمل عن بُعد أكثر صعوبة. ففي المكتب، يمكنك دائماً إبداء الملاحظات أثناء سير العملية خطوة بخطوة، ولكن الأمر مختلف عندما يعمل الجميع عن بُعد.

ونظراً لأهمية الملاحظات والتقييم في عملية نمو الشركات الناشئة، قرر طارق ومحمد إنشاء قنوات مراجعة مفتوحة لكل قسم عبر منصة Slack، مما يسمح لجميع الأعضاء بالحصول على ملاحظات غير متحيزة من الفرق الأخرى. وعلاوة على ذلك، هناك جلسات مراجعات مجهّلة يجرونها من وقت لآخر، مما يخلق بيئة من العمل والنقد البنّاء تساعد الفريق على التحسن بشكل كبير.

لذا، فإن الركائز التي ساعدت محمد وطارق في بناء فريقهما عن بعد بنسبة 100٪ هي:

• توظيف المواهب التي تتناسب مع ثقافة الفريق
• اختيار الأدوات المناسبة وسهلة الاستخدام
• تبسيط إجراءات العمل
• ضمان التعاطف المتبادل والملاحظات الصادقة داخل بيئة العمل

كيف لعب التواصل دوراً حيوياً

كما يقول محمد "في ظل غياب الموظفون بشكل حسي من حولك، تحتاج أنت وفريقك إلى تطوير مهارات الاتصال بينكما. إذا كنت تعتقد أنك تتواصل بشكل كافٍ، فضاعف ذلك. في بيئة العمل عن بعد، فتلك واحدة من أهم المهارات المطلوبة“.

كان محمد وطارق يدركان أن سوء التفاهم سوف يحدث حتماً، سواء في المكتب أو في بيئة العمل عن بعد، لكن تداركه بسرعة كان أمراً بالغ الأهمية. ومنذ البداية، أسسا قاعدة للتواصل المكثف، بل وجسداها بأنفسهما علناً أمام جميع أعضاء الفريق.

لقد أسسوا خط اتصال مفتوح بين كل عضو في الفريق ومديره المباشر، مع عقد اجتماعات فردية كل ثلاثة أسابيع، مما يضمن سعادة وارتياح كل عضو في الفريق بأداء دوره لصالح الشركة.

في بعض الأحيان، يشعر الموظفون بعدم الترابط خلال اجتماعات الفريق الشاملة. وقد يكون من الصعب عليهم التعبير عن آرائهم والتعمق فيما يحدث. ولهذا السبب، تعد الاجتماعات الفردية مهمة للغاية. فهي فرصة للتحدث وجهاً لوجه حول ما ينتظرهم - إذا ما كانت هناك أي عقبات تواجهك، أو حتى أي أفكار جديدة يرغبون في مشاركتها. إنها طريقة رائعة للبقاء على اتصال والتأكد من أن الجميع يشعرون بأنهم مسموعون ومشمولون.

وهناك طريقة أخرى لتعزيز التواصل، وهي تشجيع الفريق بأكمله على الاجتماع بانتظام، وقبل الحديث عن العمل، يتحدثون عن عطلات نهاية الأسبوع والعطلات وتجاربهم الشخصية (حتى المطاعم المفضلة لديهم). إلى جانب اجتماع هادئ كل أسبوعين، وهو اجتماع خاص لأعضاء الفرق المختلفة للدردشة ولعب الألعاب، يطلقون عليه "الألعاب والاسترخاء".

على مدى أكثر من أربع سنوات، عمل كل من طارق ومحمد بجد لتأسيس فريق يعمل اليوم عن بعد بنسبة 100% عبر 10 دول وبكفاءة مذهلة.

وبفضل رؤيتهم الواضحة لابتكار طريقة جديدة لبيع الشركات عبر تطبيق WhatsApp وفريق يتمتع بثقافة وأدوات وعمليات متينة، عملوا بجد وتعاونوا لتطوير برنامج يمهد طريقاً جديداً في مثل هذه السوق غير المستغلة.