يدور الجزء الثاني من هذه السلسلة حول التخلص من الفواتير "Invoices" عبر تحويلها الى صورة وتنظيمها الكترونيا، ما يوفر إمكانية تنظيم ميزانية العمل إلكترونيا أيضا، ويحد من ضياع الفواتير الهامة. وكنا قد تحدثنا في الجزء الأول عن بطاقات العمل.

أجهزة المسح الإلكترونية للفواتير "Invoices' Scanners"

تتوافر العديد من هذه الأجهزة الإلكترونية في أسواق المنطقة، من أشهرها IRIScan Anywhere ،NeatReceipts. وتتفاوت أسعارها بين USD $ 200 الى USD $ 400.

وتقدم معظم هذه الحلول جهاز متنقل للمسح الضوئي للفواتير، بالاضافة الى تطبيق للتعرف على البيانات التي تحتويها هذه الفواتير ومعالجتها الكترونيا بحسب الحاجة. وتتراوح درجات التعقيد فيما يمكن استخلاصه ومعالجته من بيانات من منتج الى آخر، ولكن معظم الحلول في هذه الفئة تستطيع التعرف على الغالبية العظمى للبيانات الأساسية في أية فاتورة شراء. 

تقدم برامج معالجة الفواتير إلكترونيا إمكانية الإحتفاظ بنسخ إلكترونية، تصدير البيانات التي تم التعرف عليها في صورة قواعد بيانات تضم أسماء الموردين والمتاجر التي تتعامل معها والكميات التي قمت بشرائها والأسعار وتواريخ الشراء وإجمالي ما تقوم بإنفاقه على المشتريات. تساعد هذه الحلول على تصنيف وتنظيم الفواتير الإلكترونية التي قد تصل عبر البريد الإلكتروني، لقاعدة بيانات منظمة تساعد في إدارة النفقات إلكترونيا.

فواتير الشراء الرقمية

أصبحت الآن الكثير من المتاجر والشركات تقدم لزبائنها خدمة الحصول على نسخة رقمية من فاتورة الشراء، كبديل أو بالاضافة الى فاتورة الشراء الورقية. على كل رائد أعمال أن يكون أكثر وعيا لهذا الخيار منذ البداية، فإذا حرص على الحصول على الفواتير الرقمية من الموردين مباشرة، فلن يحتاج الى شراء تلك الأجهزة السابقة بتكلفة إضافية.

لا يتعلق الأمر بك أنت فقط، فإذا ما كان مشروعك يقدم خدمة أو منتج، لا تنسى أنه من بين زبائنك من يبحث عن تلك الإدارة الرقمية الكاملة لنفقاته ومشترياته، لذلك يجدر بك أنت أن تقدم هذا الخيار لعملائك، بأن يحصلوا دائما على قسيمة الشراء منك في صورة رقمية مباشرة.

خدمات إدارة الأموال الإلكترونية

أصبح من المنطقي اليوم في زمن الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، أن يدير رواد الاعمال نفقاتهم عبر هذه الأجهزة الإلكترونية. توجد اليوم مجموعة كبيرة من خدمات إدارة الأموال والنفقات الإلكترونية، بعضها تعمل عبر الإنترنت، والبعض الآخر يقدم تطبيقات للهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية.

من أشهر الخدمات التي تعمل بالأساس عبر الإنترنت، خدمة "مانيلا" Manilla وخدمة "بيلستر" Billster وخدمة "بكسفير" Buxfer، وغيرها. وتتشابه هذه الخدمات في تقديم حسابات مجانية يمكن تجربتها والتمتع بمزاياها، دون كلفة إضافية.

وتعتبر خدمة "منت" Mint هي الأشهر على الإطلاق في هذا المجال والأكثر تخصصا وشمولا، فضلا عن أنها تقدم تطبيقات لجميع المنصات المحمولة، مثل هواتف "الآيفون" iPhone، هواتف "اندرويد" Android والعديد من الأجهزة اللوحية. وإن كان يعيبها بالأساس أنها متوافقة فقط مع الحسابات البنكية الأمريكية والكندية، حيث تستطيع الدخول الى حسابك، بعد التصريح لها بذلك، والتعرف على مصادر الدخل والنفقات الخاصة بك.

كذلك يعتبر تطبيق "كويكن" Quicken، الذي تقدمه شركة "إنتويت" Intuit الشهيرة، واحدا من أكثر التطبيقات عراقة في هذا المجال. ويتوافر هذا التطبيق لجميع شرائح العملاء، للاستخدام الشخصي، للأعمال الصغيرة وكذلك لإدارة الإستثمارات الكبيرة. يتراوح سعره بين USD $ 40 وUSD $ 110 دولار أمريكي، كما يتوافر التطبيق للأجهزة المحمولة.